こんな機能知ってた?新卒社員が紹介する WPS Office 2 の閲覧レイアウト機能!

こんな機能知ってた?新卒社員が紹介する WPS Office 2 の閲覧レイアウト機能!


こんにちは!
新卒社員のSとTです。今回は私たちがWPS Office 2のオススメ機能を紹介しようと思います。

学生時代にオフィスソフトを使う機会といえば、課題のレポート作成で文書作成ソフトを使用したり、ゼミでの発表でプレゼン資料作成ソフトを使ったりといった場面が浮かぶのではないでしょうか。
しかし一方で、表計算ソフト(Spreadsheets)での作業には慣れていない、という学生は多いです。

そんな私たちでしたが、入社して約半年が経過し先輩方の業務をお手伝いをしていくうちに、表計算ソフトを使用する機会も増えました。

この記事では、私たちが学生時代に触れる機会の少なかった表計算ソフト「Spreadsheets」の便利な機能についての設定方法や使用例をまとめてご紹介いたします!

WPS Officeだけの機能!閲覧レイアウト機能をご紹介

「閲覧レイアウト機能」って何?と思った方も多いと思います。私も入社してWPS Officeを使うまで聞いたことがありませんでした。
なぜなら、WPS Officeにしか搭載されていない機能だからです!

この機能を知るきっかけになったのが、先輩から任された膨大な量の集計データの入力作業です。
その部署では、各アプリの日ごとのインストール数やアクティブユーザー数、流入数などをSpreadsheetsで管理しています。

新規のデータを入力して最終チェックを行ったところ、入力するセルの位置が途中からずれていることに気が付きました。順番通りに入力できていたと思っていましたが、途中で一行セルを飛ばしてしまっていたのです。

そのことを先輩社員に報告すると、「閲覧レイアウトを使うと、ずれないよ」とアドバイスをいただきました。

先輩は「閲覧レイアウトっていうのは、自分が選択しているセルに対して上下左右に色を付けてくれる機能で、設定すると自分がいまどのセルを選択して作業しているかが一目瞭然なんだよ」と教えてくれました。
「何それ、すごく便利な機能!最初から知りたかった!」というのがその時の自分の率直な感想です…。

ここからは、閲覧レイアウトの設定方法、設定した後の実際の画面をお見せいたします。

使用イメージ

「閲覧レイアウト機能」の使用方法

1.Spreadsheetsを開く

2.「表示」をクリック

3.左から5つ目の「閲覧レイアウト」をクリック

4.セルをクリックして選択

いかがでしたでしょうか?
一目でどこを見れば良いか、分かりやすくなっていますよね。

この機能は扱うデータ量が多くなればなるほど便利な機能だと思います。

例えば、Web会議の際に画面共有してデータを見せる時にこの機能を使うことで、どのセルに関しての説明をしているかが一目瞭然です。

この「閲覧レイアウト機能」をフル活用してデータを正確に打ち込み、Spreadsheetsを用いた業務を効率的に行いましょう!

こちらの機能に興味を持った方、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。


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2020-10-21T14:36:25+00:00 2020.09.18|エクセル上達|