ビジネスパーソンならば毎日のように目にするWord(ワード)で作成された「文章」

スプレッドシートやプレゼン資料と比べると、文字量が多くつまらないイメージがあるかもしれません。用紙いっぱいに文字が詰まっていると、読む気がうせてしまいますよね…

しかし、Word文章も、目の留まる読みやすい資料にする事も可能なんです。ビジネス書類やウェブコンテンツは、少し調整するだけで印象をガラッと変えることができます。

メラビアンの法則をご存知でしょうか?
別名「7-38-55のルール」。人の第一印象は瞬間的に判断されると言われています。
人の言動が他人に影響を与える内容は、7%が話の内容の言語情報、38%が話す速さや口調などの聴覚情報、そして55%が見た目などの視覚情報です。

人は「見た目が一番重要」なのです。これは文章も同じで、第一印象が大事なのです。

たかが文章。されど文章。いつも使うワードだからこそ、ワンランクあげたい!
そんな方へ、これから読みやすいWord文章の見せ方を紹介します。
是非参考としてください。

◆参照コンテンツ:メラビアンの法則を知れば、対人関係の壁も乗り越えられる

 

可読性

1473052896 (1)

文章を作成する際、読み手に伝わる必要があります。ウェブ上の記事や印刷するビジネス用の書類に共通する重要な点は「可読性」です。デザインでは当たり前の可読性を文章でも応用しましょう。

『可読性とは、素早く読めるか、理解しやすいか、読んでて疲れないかという事です。これらにおいて可能な限り優れたものを作ることが、コンテンツと、それを届けようとする各セクションに関わる人が考えるべきことだという事になります。

内容が複雑だったり、ひたすら文字が並んでいて読みにくい文章だと、読む気が失せてしまいます。以下に文少量を少なく、シンプルにまとめられるかが大事になります。コンテンツも重要ですが、文章全体のレイアウトの見せ方も同じくらい重要なことです。

◆参照:[web制作]webコンテンツの可読性を左右しそうな要素を思いつくだけ書き出した

 

フォント

1473052896
文字がたくさん並んでしまうと読みづらく、内容が中々伝わりません。フォントや文字の大きさの使い分けだけでも文面の印象がガラッと変わります。

 

フォントのサイズ

デフォルトで設定されているフォントサイズは10.5ptですが、読み手の読みやすさを考慮すると少し大きめの11pt~12ptをおすすめします。12ptまでは一行の高さを変えず保つことが出来き、文字の太さや濃さが増し全体的に読みやすくなります。

1473052654 (3)

使用フォント

使用するフォントも非常に重要であり、フォントによっては文字間の幅などが異なります。ビジネス文書等では、文字幅を整えることで文字量が多くて目を通しやすくなるためMSのフォントをおすすめします。ウェブコンテンツやポスターなどのデザイン要素を追求される場合は、MSPフォントで文字間隔を整え、空白部分を利用しインパクトのある文字を。メイリオは他のフォントと比べ比較的に行間が広めであり文字も太めに設定されているため、デザイン的なコンテンツでの使用を推奨します。

WPS_blog04 sample2

◆参照:ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)

 

配色

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

白紙には黒い文字が一番読みやすいです。契約書や稟議書などの正式な書類の文章には色は付けることはできませんが、ウェブコンテンツなど色が許される文章には積極的に使用するべきです。強調したい部分に赤を使い、メリハリのある文章を書くようにしましょう。

 

 

ただし!文章に使用する色は3色まで。それ以上使ってしまうと、逆に読みづらくなります。

 

 

文章で色を使用する際に気をつけなくてはならないのは、具体的にどの色を使用するかです。背景の色とコントラストのある色を使用すれば読みやすくなります。通常の白い背景であれば、明るい色を選んでしまうと読みづらくなってしまうので、濃い目の赤や青を使用すればコントラストがしっかり取れます。

◆参照:文章を読みやすくする色のあれこれ

 

余白


ワード文章の上下左右にある「余白」はご存知だと思いますが、この余白にルールが存在することはご存知でしょうか?実は20世紀から今日までブックデザイナーやタイポグラファーなどが参考にする「Canons of page construction」が存在します。中でも洗練された「黄金比率」が名高く、1.618:1となってます。ページの余白を前面2.23インチに設定することで、黄金比率に近いレイアウトになります。

◆参照①:page margins: One inch is not enough
◆参照②:Canons of page construction | Wikipedia

 

行間

1473052654 (6)

余白と同じく、ページの「空白」を上手く利用することでバランスの取れた見やすい文章を書くことが可能です。初期設定のままだと、狭すぎて文字が詰まって見えて、上下の行がノイズとなってしまいます。しかし、1.5文字分の行間になってしまうと広すぎます。最も読みやすく心地よい行間は、「0.7」。

1473071983

 

 

インデント

段落の始めに入れるインデントは、可読性を下げることもあります。インデントを入れずに、段落ごとに1行あけることでよりまとまったスマートな文面が作れます。

1473052654 (7)

◆参照:http://tsutawarudesign.web.fc2.com/yomiyasuku3.html

 

まとめ

Portrait of happy businessman smiles and showing thumb up sign in office

せっかく書いた文章も、読まれなければ意味がありません。

当然コンテンツ内容も重要ですが、第一印象が勝負です。見せ方を疎かにしてしまうと読み手の目には留まらず、もちろん評価されることもありません。今回紹介した「可読性」を上げるレイアウトの調整を是非お試しください。

よく使う「Word」だからこそ、魅せ方にこだわり周りに差をつければポイントアップになります!

 

WPS Office 体験版はこちらから

キングソフトオフィス体験版

WPS Office 法人様向け資料はこちらから

biz_wps_0705