差し込み印刷で【楽チン】文書作成

差し込み印刷で【楽チン】文書作成


同じ内容の文書を複数の人に送りたいときに便利な差し込み印刷。
使ってる方って意外に少ないのではないでしょうか。

そもそも差し込み印刷とは、一度作成した文章に、差し込み印刷の設定をするだけで同一文面で宛名が違う文書を簡単に作成できてしまう機能です。
ビジネス向けかと思いきや、年賀状作成時にも使えるので覚えておくと大変便利ですよ★

ということで今回は差し込み印刷の方法をご紹介いたします。
 

方法

まず、差し込みたい情報を表計算ソフト(今回はKINGSOFT Office)で以下のように作成します。

名前、会社名、住所などですね。

1列目に項目を記載しておくと後々便利なのでおすすめします。

print1

 

差し込み部分が完成したらWriterでの作業になります。
(このときSpreadsheetsのファイルは閉じてください。)

「参照タブ」⇒「差し込み印刷」

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「データソースを開く」⇒フォルダから差し込む「ファイルを選択」⇒「シートの選択」⇒OK

print3

 

「差し込み印刷の宛先」⇒差し込むデータに問題が無ければOK
(このときにチェックを外せば印刷の際に差し込みされません)

print4

 

「差し込み印刷フィールドを挿入する」⇒挿入したい項目を選択⇒「挿入」

(ウィンドウを閉じたい場合はキャンセルを押してください)

挿入すると項目が文書内に表示されます。
(場所は変更可能です)

print5

 

 

印刷する際は「プリンタに差し込み」⇒OK

すると、始めにチェックをつけた分印刷がされます。

print6

 

操作は以上です。

少しややこしいですが一度覚えてしまえば打ち込みし直すよりも格段に楽になりますよ!

 

おわりに

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今回はやり方だけご紹介しましたが、取引先への案内状などを作成する際に、名前や会社名の配置を決めておけばその場所に差し込み印刷設定をするだけでOKです。

手間を大幅にカットできるので時短かつ業務効率が大幅にUPします★

機能自体は知っていたけれどやり方がわからないから使っていなかったという方も、今回始めて知ったという方も、いろんな使い方を是非してみてください。

 

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2018-05-14T12:11:35+00:00 2016.09.26|Officeコラム, 文書上達|