ご存知ですか?

入力する項目があらかじめ決まっている場合、プルダウンリストを作成すると非常に便利です。

 

プルダウンリストとは・・・

クリックするとリストが現れ、選択することで入力できる仕組みのこと。

毎月、毎週、あるいは毎日の決まった入力作業や繰り返し作業を効率アップするには、プルダウンリスト(またはドロップダウンリストという)からの入力作業が手っ取り早い。

参照:なんだ!カンタン!Excel塾

 

例えば製品の名前に半角スペースが入っていたり、アルファベット表記でいちいち入力するのが面倒な場合など、

プルダウンリストを作成すれば入力は一回で済みますし入力ミス防止にもつながります。

また、自動フィルタを使用する際も、ミスがあると正しいデータでの抽出が出来なくなるのでプルダウンリストを設定しておけば安心です。

 

ということで今回はKINGSOFT Office Spreadsheetsでのプルダウンリストの作成方法をご紹介いたします。

方法

まず、リスト化したい項目を、作成するファイルと同一シート上に作成します。

(今回はB列に和・洋・中のカテゴリ分けのプルダウンリストを作成)

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次に、リストを作成するセルを選択⇒「データタブ」⇒「入力規則」

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「入力規則ウィンドウ」出現⇒「リスト」選択⇒ソース欄のセルの選択ボタンを押す

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選択画面になるので、リスト化したい項目を選択⇒選択ボタンを押す

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再び「入力規則ウィンドウ出現」⇒確認し、OK

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するとこのように選択したセル右の▼を押すとリストを選択できるようになります

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また、リストの解除を行いたい場合は、「入力規則ウィンドウ」⇒「すべてクリア」⇒OK

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これでプルダウンリストの削除が出来ます。

おわりに

 

いかがだったでしょうか?

プルダウンリスト作成のメリット

・入力が一回で済む

・入力ミスが無くなる

・フォントを統一できる

・作業時間の短縮

 

ビジネスではリスト化して業務を整理することが多くありますが、自分だけでなく、他の人も見る可能性がある資料は正確に見やすく作成する必要があります。

資料作成においてスピードも正確さも求められるので、大量のデータをリスト化する際は確認作業まで含めると膨大な時間がかかりますよね。

さらに、他の人に作業を依頼する場合でもプルダウンリストを作成してあれば何を入れる項目なのか一目で分かるので引継ぎもしやすいですよ。

 

これを機にアナタもプルダウンリストを使って楽だけど見やすい、上司に褒められる資料作りをしてみませんか?

 

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