シートの保護機能で編集ミスを事前に防ぐ!表計算ソフトのセルにロックをかける方法

シートの保護機能で編集ミスを事前に防ぐ!表計算ソフトのセルにロックをかける方法


表計算ソフトで作成したファイルを他の人に送った際に、入力した大切な内容を不注意で消されてしまったり、内容を変更されてしまうかもしれない…と、不安に感じる方も多いのではないでしょうか。
「ここだけは編集されたくない!」でも「ここは編集してもらいたい…」といった、編集されたくないセル編集してもらいたいセルが混在しているファイルの場合、PDFファイルへの出力や読み取り専用ファイルとして保存する操作は適切ではありません。

こんなときに役立つのがSpreadsheetsの「シートの保護機能」です!

この機能を応用することで、特定のセルのみ編集ができるように設定し、他のセルは変更できないように設定します。つまり、大切な内容が他の編集者のミスで変更されてしまうことを事前に防ぐことができます!

今回は、会社でよく使う「見積書」を例に挙げて説明します。

テンプレートをダウンロード

このファイルで、他者(作成者以外の人)に対して編集を許可したい項目を「数量」「会社名」「日付」の3つ、としましょう。

そして、「商品名」「金額」「小計」「税抜合計」「消費税」「税込合計」には数式を入力してあります。数量を入力すると「金額」「小計」「税抜合計」「消費税」「税込合計」が自動計算されますが、これらの入力内容や計算式は、他の人に編集されたくありません。

そこで、セルのロックとシートの保護の機能を活用し、「数量」「会社名」「日付」のみ編集を許可する設定をおこないます。
 
1.上部メニューより「校閲」をクリックします。


 
2.入力を許可するセルの範囲を選択します。まずは、数量のセルを選択します。


 
3.「セルのロック」をクリックしてセルのロックを解除します。


 
「セルのロック」が選択されていない状態(アイコンに緑色の影がかかっていない)の場合、セルのロックは解除されています。
 
4. 会社名も相手に入力してもらいたいので、会社名のセルを選択します。


 
5.「セルのロック」をクリックしてセルのロックを解除します。


 
6. 日付のセルを選択します。


 
7.「セルのロック」をクリックしてセルのロックを解除します。


 
これで、編集を許可するセルのロックの解除が終わりました。
編集を許可するセルのロックの解除が終わったら、
 
8. 「シートの保護」をクリックします。


 
シート保護の画面が表示されます。
 
9.「ロックされていないセル範囲の選択」にチェックを入れてパスワードを入力後、「OK」ボタンを押してください。


ここでは、「ロックされていないセル範囲の選択」のみにチェックが入っているようにしてください。
 
10.パスワードを再入力し、「OK」ボタンをクリックします。


 
これで操作は終了です。
 
この設定によって、編集を許可したセル以外のセルはクリックをしても編集ができなくなります。また、この保護を解除する場合には操作手順9で設定したパスワードを入力しなくてはならないので、作成者がパスワードを他人に教えない限りセルは保護されます。

大切なOfficeファイルのデータを編集する時も、セルのロックで安心!メールで送受信する時には、ファイルにパスワードをかけておけばセキュリティ対策も強化できます。
参考記事:
Officeファイルのセキュリティ対策

 

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